Vorhabenbezeichnung:
Erstellung und Implementierung der Softwarelösung „Pos Lifestyle Portal“
Projektbeschreibung:
Die Softwarelösung soll die Geschäftsprozesse der POS lifestyle GmbH abbilden und unterstützen. Im Wesentlichen werden folgende Prozesse umgesetzt:
- Personalmanagement
- Einsatzverwaltung (inkl. Einsatzübersicht; Einsatzbestätigung; Pre-Check)
- Abwesenheiten
- Standortverwaltung
- Dashboard (Aufgabenverwaltung, Übersicht für Nutzer)
Ausführliche Projektbeschreibung
DASHBOARD
Übersicht für den Nutzer zu anstehende Aufgaben/ Fristen/ …
Je nach Benutzergruppe werden beim Einloggen des Nutzer wichtige Daten/ Ereignisse angezeigt.
Dient der Information und Sicherung der Arbeitsqualität. Wichtige Aufgaben und Ereignisse gehen nicht verloren.
EINSATZÜBERSICHT
Übersicht der Einsatzplanung (Import erfolgt aus Papershift)
Ansicht auf Tages- und Monatsebene
Dem Nutzer werden die Öffnungszeiten und alle bereits geplanten Einsätze in den jeweiligen Standorten angezeigt. Ebenso werden Einsätze die nicht vollständig oder noch gar nicht geplant sind entsprechend farblich markiert. Der Nutzer hat verschiedene Möglichkeit die Daten zu Filtern.
Morgens kann der Nutzer sehen, welche Mitarbeiter bereits den Pre-Check In durchgeführt haben. Ebenso sieht der Nutzer, welche Mitarbeiter sich bereits zum Einsatz eingeloggt haben und die Zeiterfassung gestartet haben.
Verspätungen oder andere Besonderheiten können vom Nutzer als Notz hinterlegt werden. Diese Notizen dienen der Nachvollziehbarkeit der Zeiterfassung im Rahmen der Arbeitszeitbestätigung am Folgetag.
PRE-CHECK-IN
Jeder Mitarbeiter, welcher am jeweiligen Einsatztag geplant ist, erhält automatisch eine SMS. Anbindung an WEB SMS. Die SMS wird eine Stunde vor Einsatzbeginn versendet und enthält Informationen zum Einsatzbeginn und zum Einsatzort. Der Mitarbeiter antwortet mit OK, wenn er pünktlich zum Arbeitsbeginn am Einsatz erscheinen wird – dies wird in der Einsatzübersicht dann entsprechend automatisch gekennzeichnet (grün).
Mitarbeiter, welche sich nicht zurückmelden oder eine Antwort abweichend von „OK“ schicken, sind in der Einsatzübersicht rot markiert. Das Farbsystem dient der Übersicht des Nutzers und ermöglicht es ihm schnell aus Personalausfälle reagieren zu können.
Der SMS-Text vom Mitarbeiter wird im System angezeigt. Jeder in der Nutzergruppe erhält gleichzeitig relevante Informationen. Dadurch ist ein reibungsloser Ablauf garantiert, bei dem keine Informationen durch persönliche Kommunikation des Einzelnen verloren gehen können.
ARBEITSZEITEN BESTÄTIGUNG
Der Nutzer bestätigt hier die gebuchten Zeiten der Mitarbeiter. Die Zeiten werden aus Papershift importiert und mit den geplanten Einsatzzeiten abgeglichen. Abweichende Zeiten werden farblich gekennzeichnet. Die Bestätigung der Einsatzzeit wird dann an Papershift gemeldet.
Fehlende Zeiterfassungen werden farblich markiert angezeigt. Der Nutzer erkennt, dass ein Mitarbeiter unentschuldigt gefehlt, oder keine Zeiterfassung gestartet hat.
BENUTZERVERWALTUNG
Personalverwaltung
Übersicht aller im System angelegten Mitarbeiter
Mit Klick auf den Mitarbeiter gelangt man in die Übersicht zum jeweiligen Mitarbeiter.
Folgenden Informationen werden angezeigt:
Persönliche Daten: Alle notwendigen Daten zum Mitarbeiter
Arbeitsvertrag: alle arbeitsvertraglich relevanten Themen (Bsp. Beginn Arbeitsverhältnis)
ANÜ-Daten: alle Daten zu Entleiher und den Entleihzeiträumen
Dokumente: Übersicht zu allen notwendigen Dokumenten, sowie deren Vorhandensein
Kommunikation: Dokumentation der Kommunikation mit dem Mitarbeiter, insofern für das Arbeitsverhältnis relevant
STANDORTVERWALTUNG
Übersicht aller Standorte, welche für die Planung relevant sind, sowie der zur ordnungsgemäßen Einsatzabwicklung notwendigen Daten.
Durch die angelegten Daten in der Verwaltung der Standorte und Arbeitsbereiche wird die Struktur in Papershift organisiert und angelegt.
ABWESENHEITEN
Übersicht zu den Abwesenheiten der Mitarbeiter, welche für die Lohnabrechnung relevant sind nach Monaten geordnet. Die Daten werden aus Papershift importiert und regelmäßig aktualisiert
Mit Hilfe der Daten wird regelmäßig überprüft, ob Abwesenheiten der Mitarbeiter korrekt hinterlegt sind.